读下列说明,回答问题1至问题3,将解答填入答题纸的对应栏内。【说明】S公司是某市一家从事电
读下列说明,回答问题1至问题3,将解答填入答题纸的对应栏内。
【说明】
S公司是某市一家从事电子政务应用系统研发的系统集成公司,公司总经理原为该市政府信息中心总工程师。S公司最近承接了该市政府X部门的一个软件项目,而X部门一直是S公司的老客户。因为当时公司总经理急于出差,所以在系统范围界定和验收标准尚不十分明确的情况下,就和客户签订了合同,并任命李工为该项目的项目经理。
项目启动后,李工和项目技术负责人陈工,以及X部门的副处长胡某共同组成了变更控制委员会。随着项目的逐步开展,客户方不断提出一些变更要求,项目组起初严格按照变更管理流程进行处理,但是由于 S公司与X部门比较熟悉,且胡某喜强调这些变更都是必需的业务要求,因此几乎所有变更都被批准和接受。项目组先后多次修改设计方案和模块代码,甚至返工了部分功能模块以应对这些变更。
由于客户方属于机关单位,审批程序严格,即使是很小的意见分歧也需要开会讨论,依程序输,项目进度比预期要慢。李工要求项目组天天加班以保证进度,但需求变更似乎没完没了。为了节省时间,客户的业务人员不再正式提交变更记录,而是直接和程序员商量,程序员也往往直接修改代码而来不及做相关文档记录。对此李也很无奈。
有一次,客户方的两个业务负责人对软件界面风格的看法发生分歧,李工主伙自己不便于发表意见,于是保持了沉默。最终客户决定调整所有界面,李工动员大家加班修改,项目进度因此延误了10天,这时客户方的这两个业务负责人却一同来质问李工“为什么你不早点告诉我们会造成进度延期!早知道这样,当初就不要修改了!”李工感到非常苦恼。
【问题1】(7分)
请将下面(1)~(7)处的答案填写在答题纸的对应栏内。
从本质上说,整体变更控制过程就是对(1)的变更进行(2)、(3)或拒绝,并进行控制的过程。
整体变更控制的依据包括:(4)、(5)、(6),以及已完成的(7)。
【问题2】(6分)
在本案例中,李工在变更控制方面存在哪些问题?
【问题3】(4分)
针对本案例,请指出李工在该项目的后续管理中可采取哪些措施?
试题分析
【问题1】
变更是指对计划的改变,由于极少有项目能完全按照原来的项目计划安排运行,因而变更不可避免。整体变更控制过程贯穿于整个项目过程的始终。对项目范围说明书、项目管理计划和其他项目可交忖物必须进行变更管理(拒绝变更或批准变更),被批准的变更将被并入一个修订后的项目基准,被批准的变更应体现在项目管理计划中。
从本质上说,整体变更控制过程就是对基线的变更进行标识、批准或拒绝,并进行控制的过程。
每个记录下来的变更申请,都可能被项目管理团队之内或者一个外部组织的责任者(如CCB)批准或者拒绝。
被批准的变更申请需要修改后的或新的成本估算、进度计划、资源需求或风险应对措施。这些变更需要调整项目管理计划或者其他项目计划/文档。变更控制的实施程度依赖于本次变更本身、项目所在的领域、具体的项目的复杂程度、合同要求、以及项目执行的背景和环境。所以,在进行变更时,必须遵循相应的变更控制流程,以确保变更的可管理性和有序性。实际上,变更申请往往首先是从项目的范围、进度、成本和质量等方面提出的,或由这些方面的控制过程的结果触发的,对这些方面变更,首先由这些方面的变更过程受理,变更控制过程如下。
(1)受理变更申请。
(2)变更的整体影响分析。
(3)接收或拒绝变更。
(4)执行变更。
(5)变更结果追踪与审核。
由上述过程可知,受理变更后,由整体变更控制过程进一步分析该变更对项目整体的影响,若接受变更,就要执行该变更,并处理该变更对项目全局其他方面的影响。
项目的整体变更控制过程处理某一方面的变更对其他方面的影响,从项目的全局考虑和处理变更,负责变更的全过程管理,负责变更过程的全局、综合和平衡,负责变更的审核和收尾。
整体变更控制依据项目管理计划、申请的变更、工作绩效信息、可交付物进行变更控制。
【问题2】
从试题中我们可以看到项目成立CCB时,它的成员组成不完善,只有李工和陈工、用户副处方胡某。CCB是项目的所有者权益代表,负责裁定接受哪些变更。
在进行整体变更控制时必须遵循变更控制流程,在提出变更申请后交由CCB,由CCB进行决策。CCB由项目所涉及的多方人员共同组成,通常包括用户和实施方的决策人员(如公司管理人员、甲方主管、项目经理、关键开发人员、关键测试人员、质量保证代表、配置管理代表等)。CCB是决策机构,不是作业机构。通常,CCB的工作是通过评审手段来决定项目是否能变更,但不提出变更方案。
由于双方关系比较融洽,客户方不断提出的变更请求,在进行变更时并没有遵循变更控制流程进行变更,几乎有变必应,以致于项目设计方案发生了修改,造成功能模块的修改和进度的滞后。对于信息系统的设计,当通过评审后,原则上是不允许修改的,在实际变更时,项目经理碍于情面,不遵循变更规范,同时并没有对修改方案的变更开展评审工作,在客户方,因为组织机构的复杂性,形成大家都不愿意承担相应的责任,大事小事意见都会有分歧,确定不下来的现状。从这点上看,客户方对项目的配合做得不到位,而项目经理又怕得罪客户,在分歧发生时却做和事佬的角色,缺少对变更过程的控制为项目的失败一起奠定了基础。
【问题3】
要想能顺利的完成项目,作为项目经理,应主要从以下几方面进行管理:
(1)对CCB成员的组成进行完善
(2)制定规范的变更控制流程,在进行变更时按照提出变更申请,项目经理进行变更的评估,在觉得有必须变更的情况下,向CCB提交变更,由CCB进行变更的分析、决策,批准的变更由项目经理安排人员进行实施,并进行监控变更的实施情况,检查是否达到变更的目标,并将变更过程中形成的各种文档进行保存、备案。
(3)所有的变更申请必须形成书面文档,并有相应人员签字,遵循变更控制流程
(4)对设计的变更必须要获得原设计人员的同意、签字,并进行相应的评审。
(5)加强与客户方的沟通工作
(6)对涉及范围的变更的必须慎重,加强评审与变更控制
(7)可适当增加时间储备
参考答案
【问题1】
(1)基线 (2)标识、记载(3)批准 (4)项目管理计划 (5)申请的变更 (6)工作绩效信息 (7)可交付物
【问题2】
(1)变更控制委员会成员组成不完整。
(2)变更没有遵循变更控制流程
(3)设计变更没有进行评审
(4)变更随意、没有提出变更申请
(5)与客户沟通不到位
(6)缺少对变更过程的控制
【问题3】
(1)对CCB成员组成进行完善
(2)制定规范的变更控制流程
(3)所有的变更申请必须形成书面文档,并有相应人员签字,遵循变更控制流程
(4)对设计的变更必须要获得原设计人员的同意、签字,并进行相应的评审。
(5)加强与客户方的沟通工作
(6)对涉及范围的变更的必须慎重,加强评审与变更控制
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